CONVENTION ENTRE

 

 LA COMMUNE DE PONT D’OUILLY  ET

 

LE COMITÉ DE JUMELAGE DE PONT D’OUILLY

 

ENTRE

 

 

La Commune de Pont d’Ouilly, représentée par son Maire, Mme. Maryvonne GUIBOUT, agissant en vertu d’une délibération du Conseil Municipal en date du 16/01/2012 et désignée sous l'appellation de "la Commune", d'une part,

 

 

 

ET

 

L'association dénommée "Comité de jumelage de Pont d’Ouilly", association sans but lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est sis en l'Hôtel de Ville de Pont d’Ouilly, représentée par son Président, M. Alain HUREL selon mandat donné par délibération du Conseil d'Administration en date du 7 novembre 2011, désignée sous l'appellation de "Comité de jumelage" d'autre part,

 

 

 

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

 

 

 

PREAMBULE

 

Le jumelage de la Commune de Pont d’Ouilly avec la commune de Chipping Campden (Angleterre) a été décidé par Délibération du Conseil Municipal du 10 avril 1986 et la Charte de jumelage a été signée à Chipping Campden  le 18 mai 1980, et à Pont d’Ouilly  le 5 juillet 1981.

 

Il exprime la volonté des communes de rapprocher leurs habitants en vue de consolider et d’approfondir ainsi des liens, d’entraîner une meilleure compréhension de la culture, des us et coutumes de l’autre peuple, dans le respect mutuel, de favoriser une meilleure entente entre les deux peuples et de contribuer, dans l’avenir, à préserver la paix dans une Europe unie.

 

Le jumelage de la Commune de Pont d’Ouilly avec la commune d’Hafenlohr (Allemagne) a été décidé par Délibération du Conseil Municipal du 10 avril 1986 et la Charte de jumelage a été signée à Hafenlohr le 28 juin 2015, et à Pont d’Ouilly  le 22 Mai 2016.

 

Il exprime la volonté des communes de rapprocher leurs habitants en vue d’établir et de maintenir entre eux des relations d’amitié, de protéger et de développer la compréhension et le respect, d’aider les établissements scolaires, organismes, clubs, entreprises et associations, les jeunes ou adultes à communiquer et à se rendre visite, développant ainsi les relations humaines et culturelles.

 

La Commune assume la responsabilité du jumelage et le Conseil Municipal est garant de la politique à mener dans ce domaine, mais il entend y associer tous les habitants, notamment à travers les associations locales qu'ils ont constituées.

 

C'est pourquoi, dans le but d'assurer la pérennité des liens unissant les populations de Pont d’Ouilly et de ses villes jumelées, des contacts et échanges doivent être créés et entretenus à divers niveaux (scolaire, associatif, culturel, sportif, professionnel, familial, individuel, etc.) indépendamment des visites et manifestations officielles.

 

 

 

 

TITRE PREMIER : OBJET DU PROTOCOLE

 

 

 

ARTICLE 1

 

Dans le but de :

 

– favoriser une plus large participation des habitants de la commune aux activités de jumelage ;

 

– marquer l'importance qu'elle attache à la vie associative et de privilégier cette dernière dans tous les domaines où les interventions de type purement administratif ne s'avèrent pas nécessaires ;

 

– soulager le Conseil Municipal et/ou ses commissions d'un certain nombre de tâches qui peuvent être déléguées ;

 

La Commune mandate le Comité de jumelage aux fins de mettre en œuvre, pour son compte, toutes les activités normalement impliquées par les jumelages à l'exception de celles qui ne peuvent être entreprises qu'en vertu du mandat électif détenu par le Maire et le Conseil Municipal ou qui engagent leur responsabilité propre.

 

ARTICLE 2

 

Restent du domaine strictement réservé au Maire et/ou au Conseil Municipal :

 

– les décisions de politique générale ;

 

– la participation à toute cérémonie ou manifestation comportant la représentation de la Commune par ses élus ;

 

– la conclusion d'un nouveau jumelage ;

 

– la réception officielle d'élus municipaux des villes jumelées ou de représentants des autorités de leur pays ;

 

– l'engagement de toute dépense directement imputable sur le budget de la Commune ;

 

– toute initiative réservée réglementairement au Maire ou au Conseil Municipal et/ou nécessitant une délibération de ce dernier.

 

ARTICLE 3

 

Dans le cas où il n'existerait pas d'opposition fondamentale ou réglementaire à ce que l'une des prérogatives énumérées ci-dessus soit déléguée au Comité de jumelage ou à l'un de ses représentants, un mandat exprès devra être donné, cas par cas, sans que l'exception puisse constituer un précédent.

 

ARTICLE 4

 

Le Comité de jumelage est expressément mandaté par la Commune pour :

 

– la promotion des jumelages dans la ville et auprès des habitants ;

 

– l'incitation aux associations et organisations locales à participer aux jumelages dans le cadre et par le moyen des activités qui leur sont propres ;

 

– l'établissement du programme annuel des activités de jumelage à l'exception des réceptions officielles éventuelles décidées en coordination avec le Conseil Municipal ;

 

– l'organisation des échanges de jeunes à titre individuel ou familial. Les échanges organisés à titre collectif sont du ressort, soit des établissements d'enseignement, soit des associations locales auxquels le Comité de jumelage pourra, sur leur demande, prêter son concours ;

 

– l'organisation de voyages en groupes pour les habitants de la commune désirant se rendre dans les villes jumelées ou participer à des manifestations européennes ;

 

– l'organisation de visites diverses dans le cadre européen ;

 

– l'organisation d'échanges culturels, professionnels ou autres qui ne seraient pas du ressort spécifique d'une association ou organisation locale de la commune ;

 

– l'assistance à toutes les associations ou organisations locales désirant entreprendre une activité ou un échange dans le cadre du jumelage, à condition que cette assistance soit expressément requise ;

 

– l'aide matérielle ponctuelle, à condition qu'elle soit possible et souhaitable, à l'organisation et/ou la réalisation d'activités ou manifestations susceptibles de promouvoir les jumelages ou d'accroître la participation des habitants de la commune à leur développement ;

 

– l'organisation de l'accueil des habitants des villes jumelées à l'occasion de toutes les manifestations qui ne seraient pas spécifiquement prises en charge par une association locale. Cet accueil devra être assuré, dans toute la mesure du possible, dans les familles résidant sur le territoire de la commune ou d'une des communes qui s'associeraient aux jumelages, sauf dans le cas où les familles reçues manifesteraient le désir de poursuivre des relations déjà engagées en dehors de la commune à l'occasion de rencontres précédentes ;

 

– l'organisation des manifestations officielles chaque fois que la municipalité en exprimera le souhait ;

 

– l'organisation de l’apprentissage de la langue des villes jumelées, dans le cadre des activités du Comité de jumelage (participation active, hébergement, …) et dans le respect des règles relatives aux activités commerciales ;

 

– la sollicitation des aides auprès des instances européennes ou de tout autre organisme.

 

ARTICLE 5

 

Les listes figurant aux articles 2 et 4 ne pouvant avoir un caractère exhaustif, toute action de jumelage non prévue par ces articles et ne pouvant se rattacher sans aucun doute à l'un des cas énumérés devra faire l'objet d'une concertation entre la Commune et le Comité de jumelage dans les conditions prévues à l'article 15.

 

La décision prise alors ne pourra avoir qu'un caractère occasionnel à moins de faire l'objet, si l'action doit se répéter, d'un additif au présent protocole selon la procédure prévue à l'article 21.

 

ARTICLE 6

 

Le Comité de jumelage accepte l'ensemble du mandat qui lui est donné par la Commune.

 

Il s'engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour mener à bien la mission qui lui est confiée.

 

Il s'engage enfin à ouvrir toutes ses manifestations à l'ensemble de la population, sans distinction de quelque sorte que ce soit et sans obligation d'adhésion.

 

 

 

 

TITRE SECOND : FINANCEMENT DES ACTIVITÉS DE JUMELAGE

 

 

 

ARTICLE 7

 

Les frais de fonctionnement courants de l'association signataire doivent être couverts par ses propres ressources telles qu'elles sont prévues par ses statuts.

 

ARTICLE 8

 

Dans le but de donner au Comité de jumelage les moyens nécessaires pour exercer les fonctions qui lui sont déléguées par le présent protocole et de permettre ainsi au plus grand nombre d'habitants de participer aux activités, la Commune versera chaque année au Comité de jumelage une subvention forfaitaire.

 

La subvention sera votée, chaque année, par le Conseil Municipal, après le vote du budget primitif, compte tenu des possibilités de la Commune et de la présentation par le Comité de jumelage d’un dossier de demande de subvention.

 

La Commune apportera au Comité de jumelage les aides en nature suivantes, pour les seules activités liées au jumelage : photocopies, envoi de plis postaux.

 

Les prestations liées aux échanges scolaires sont directement gérées par le Comité de jumelage ou par les établissements scolaires.

 

Les travaux de secrétariat sont assumés par le Comité de jumelage.

 

ARTICLE 9

 

La subvention forfaitaire communale est destinée notamment à couvrir partiellement :

 

– les frais d'organisation matérielle des actions et manifestations dont l'organisation incombe au Comité de jumelage en vertu du présent protocole ;

 

l'aide aux jeunes et aux associations locales à l'occasion de leur déplacement dans le cadre des échanges et activités de jumelage,

 

– les frais de promotion des jumelages ;

 

– les frais de déplacement de trois personnes, se rendant dans l'une des villes jumelées pour participer à une réunion annuelle de travail (sur la base du tarif deuxième classe des chemins de fer).

 

ARTICLE 10

 

La subvention forfaitaire communale ne peut, en aucun cas, servir à subventionner, totalement ou même partiellement :

 

– les voyages de détente, de loisirs ou touristiques, y compris ceux des habitants se déplaçant à titre individuel, isolément ou en groupes, dans le cadre des visites habituelles entre villes jumelées ;

 

– le déplacement, l'hébergement, le repas ou autres frais de même nature des administrateurs de l'association signataire, y compris les membres de droit désignés par le Conseil Municipal, à l'exception de ceux prévus à l'article 9.

 

La subvention forfaitaire communale ne devra pas être non plus utilisée pour couvrir les frais d'organisation des réceptions officielles ou de manifestations exceptionnelles dont le Comité de jumelage aurait été chargé par la Commune.

 

Ces frais seront pris en compte directement par le budget communal dès lors qu'ils auront été autorisés par le Maire sur présentation d'un devis établi par le Comité de jumelage.

 

ARTICLE 11

 

La subvention forfaitaire communale n’assurant qu’un financement partiel, le Comité de jumelage organisera des activités dont les recettes équilibreront son budget.

 

ARTICLE 12

 

Le Comité de jumelage fournira, chaque année avant le 31 janvier, à la municipalité :

 

– le rapport d'activités de l'année écoulée ;

 

– le programme des activités prévues pour l'année en cours ;

 

– le rapport financier comportant les éléments ci-après :

 

·         compte d'exploitation faisant apparaître distinctement les dépenses imputées sur la dotation municipale et celles imputées sur les ressources ordinaires de l'association ;

 

·         bilan comptable ;

·         situation de trésorerie ;

·         budget prévisionnel faisant apparaître les mêmes distinctions que ci-dessus ;

 

·         liste nominative des personnes et associations ayant bénéficié d'une aide financière avec indication de la date, du montant et de l'objet de chaque participation.

 

 

 

TITRE TROISIEME : RELATIONS ENTRE LE CONSEIL MUNICIPAL DE PONT D’OUILLY ET LE COMITE DE JUMELAGE DE PONT d’OUILLY

 

 

ARTICLE 13

 

La liaison permanente entre le Conseil Municipal et le Conseil d'Administration du Comité de jumelage sera assurée par des conseillers municipaux, membres de droit du Conseil d'Administration, désignés à cet effet par le Conseil Municipal.

 

L’adjoint délégué à la culture, est membre de droit du Bureau du Comité de jumelage. En cas d’absence, il sera remplacé par son suppléant, lui aussi membre du Conseil Municipal.

 

Cette représentation devra être expressément prévue par les statuts du Comité de jumelage.

 

ARTICLE 14

 

Les conseillers municipaux désignés par la Commune de Pont d’Ouillyu, membres de droit du Conseil d'Administration de l'association signataire, jouiront des mêmes prérogatives et pouvoirs que les autres administrateurs. Ils participeront, en conséquence, à toutes les séances du Conseil d'Administration avec voix délibérative.

 

Toutefois, ils ne pourront solliciter le mandat de président ni celui de trésorier.

 

ARTICLE 15

 

Dans le cas où se présenterait une situation non expressément prévue par le présent protocole, il y aura lieu de réunir le Bureau municipal et le Bureau du Comité de jumelage.

 

 

 

TITRE QUATRIEME : DATE D'EFFET DE LA CONVENTION,

 

RENOUVELLEMENT ET RESILIATION OU RUPTURE

 

 

 

ARTICLE 16

 

La présente convention prend effet le jour de sa signature par les parties, le 16 janvier 2012.

 

Elle expirera le 31 décembre 2012 et à partir de cette date, se renouvellera d'année en année, par tacite reconduction, sauf dénonciation par l'une des parties avant le 31 octobre.

 

La résiliation devra être signifiée à l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre, contre décharge, à un représentant qualifié.

 

ARTICLE 17

 

Les modifications qui pourraient être apportées aux statuts du Comité de jumelage ne devront pas être en contradiction avec les dispositions de la présente convention.

 

Dans le cas contraire, la convention deviendrait immédiatement caduque, la responsabilité de la rupture incombant à l'association signataire.

 

ARTICLE 18

 

En cas de dissolution du Comité de jumelage ou de rupture de la convention du fait de cette association, la Commune serait fondée à demander que soit établi un arrêté des comptes, visé conjointement par le commissaire aux comptes et par un conseiller municipal désigné à cet effet, et à exiger la restitution de la part de la dotation de l'année en cours et des années antérieures non encore utilisée aux fins pour lesquelles elle est prévue.

 

ARTICLE 19

 

En cas de rupture de la présente convention imputable à la Commune, l'association signataire sera tenue de reverser les fonds non utilisés sous réserve des sommes déjà engagées et d'une juste indemnisation du préjudice ainsi subi.

 

ARTICLE 20

 

Dans le cas où, sur le rapport des conseillers municipaux délégués, ou par tout autre moyen le Conseil Municipal aurait acquis la conviction que des fonds provenant de la dotation annuelle ont été détournés de leur destination, il serait fondé, après demande d'explications, à voter la suspension provisoire des effets du présent protocole jusqu'à production des justifications nécessaires, ceci indépendamment de toute action qu'il pourrait intenter devant la juridiction compétente.

 

 

 

TITRE CINQUIÈME : AMENDEMENTS AU PROTOCOLE

 

 

 

ARTICLE 21

 

Le présent protocole pourra faire l'objet de toute modification ou addition qui s'avérerait nécessaire, après avis conforme du Conseil Municipal et du Conseil d'Administration du Comité de jumelage.

 

 

Fait en double exemplaire à Pont d’Ouilly, le 16 janvier 2012

 

 

Pour la Commune de Pont d’Ouilly,                                        Pour le Comité de jumelage de Pont d’Ouilly,

 

Le Maire                                                                                             Le Président

 

Mme. Maryvonne GUIBOUT                                                       M. Alain HUREL